Falsches Zeitmanagement?6 min read

Es ist für beinahe jeden von uns normal geworden, dass wir Zeit als sehr knappes Gut empfinden, mit dem wir bewusst und geplant umgehen müssen. Sogar Rentner haben inzwischen Probleme mit dem Zeitmanagement. Irgendwie scheint der Tag immer zu kurz zu sein, um alles tun zu können, was man sich vorgenommen hat. Und vermutlich kennst du auch das Gefühl, das entsteht, wenn man zwar den ganzen Tag aktiv war, aber am Ende doch nicht viel weiter gekommen ist. Manchmal sind wir einfach zu ungeduldig und wollen zu viel auf einmal. Aber manchmal liegt es auch daran, dass wir typische Zeitmanagementfehler machen. Und von diesen Fehlern möchte ich heute sprechen.

Der schlimmste Fehler: „wichtig“ und „dringend“ verwechseln

Der meiner Ansicht nach schwerste Fehler ist die fehlende Unterscheidung zwischen Wichtigkeit und Dringlichkeit. Wir neigen dazu, das Dringende zuerst zu erledigen. Wenn beispielsweise das Handy klingelt, gehen die meisten von uns dran und nehmen den Anruf entgegen. Auch wenn sie gerade in eine wichtige Aufgabe vertieft sind. Damit wird ihre Konzentration gestört und anschließend brauchen sie eine ganze Weile, um zur Konzentration zurückzufinden. So vergeudet man Zeit. Und dann kommt aber womöglich schon der nächste Anruf. Die wenigsten dieser Anrufe sind wirklich, wirklich wichtig. Man könnte auch später zurückrufen, wenn man die wichtige Aufgabe erledigt hat. Das Handysignal ist penetrant und stört die Konzentration. Nur darum gehen wir ans Telefon. Nur darum lassen wir uns von etwas Wichtigerem abhalten. Deswegen solltest du deine Aufgaben klar priorisieren. Was ist heute wichtig? Damit fängst du an und stellst auf diese Weise sicher, dass du am Abend nie mehr das Gefühl hast, heute nichts erreicht zu haben. First things first, ganz einfach!

Das Streben nach Perfektion

Was uns auch unglaublich viel Zeit stiehlt, ist der Wunsch nach Perfektionismus. Damit kommst du in Teufels Küche. Du kennst sicher das Pareto Prinzip: 20% Zeit- und Arbeitsaufwand genügen bei den meisten Aufgaben, um 80% des Ergebnisses zu erzielen. Willst du hingegen 100% bringen und alles perfekt machen, brauchst du 80% mehr Zeit und Mühe. Hab also den Mut, unperfekt zu sein. Unterm Strich bedeutet das, dass du viel mehr zuwege bringen wirst. Mit dem Wunsch nach Perfektionismus hingegen bremst du dich nur aus. Alles dauert ewig und du hast am Ende nicht das Gefühl, viel erledigt zu haben.

Falsche Zeiteinschätzung

Ein weiterer Fehler ist die falsche Zeiteinschätzung. Wir neigen dazu, den nötigen Zeitaufwand zu unterschätzen. Da ist dann natürlich Unzufriedenheit vorprogrammiert. Denn wenn wir zu knapp planen, werden wir auf keinen Fall schaffen, was wir uns vorgenommen haben. 

Zu wenig Zeitpuffer

Dasselbe passiert, wenn wir keine Zeitpuffer einbauen. Du darfst fest damit rechnen, dass jeden Tag irgendetwas Unvorhergesehenes auf dich zukommen wird. Also reserviere Zeit dafür. Denn gerade die unvorhergesehenen Dinge sind oftmals sowohl dringend als auch wichtig, haben also oberste Priorität. Wenn du keine Zeitpuffer einplanst, wirft dich so etwas dann völlig aus dem Konzept. Du musst also dafür sorgen, dass dein Zeitplan flexibel genug ist, um auf Unvorhergesehenes angemessen reagieren zu können.

Gewohnheit

Oft vergisst man auch, sich die Frage zu stellen: „Muss ich das wirklich machen?“ Manches erledigen wir aus Gewohnheit. Eltern bereiten z.B. ihren Kindern zuweilen jahrelang die Pausenbrote, auch wenn die Kinder das inzwischen längst selbst können. Es gibt Aufgaben, die im Laufe der Zeit nicht mehr notwendig sind oder die wir delegieren können. So gewinnen wir Zeit.

Keine Pausen

Ein anderes Problem, das ich auch aus eigener Erfahrung sehr gut kenne: Wenn man viel vorhat, vernachlässigt man die Pausen. Nach einer Weile ist man dann unweigerlich unkonzentriert und müht sich völlig unnötig mit seinen Aufgaben ab. Besser wäre es natürlich, zwischendurch mal kurz abzuschalten, sich zu bewegen, frische Luft zu tanken etc. Und auch unbedingt eine Kleinigkeit zu essen. Ich selbst habe die Erfahrung gemacht: Wenn ich zu lange nichts esse, bin ich hungrig wie ein Löwe und nehme dann entsprechend viele Kalorien auf einmal zu mir. Das macht müde und ist meiner Produktivität nicht förderlich. Mehrere kleine Snacks sind für die Konzentration besser als eine einzige größere Mahlzeit.

Was funktioniert am besten für dich?

Letzten Endes musst du natürlich selbst herausfinden, welcher Zeitplan für dich am besten funktioniert. Ich beispielsweise arbeite morgens früh grundsätzlich kreativ. Wichtig ist, dass du dich selbst gut kennst und konsequent dein persönliches Zeitmanagement verfolgst. So kommst du am weitesten und vermeidest Frust. 

Du kannst diesen Beitrag auch als Podcast hier anhören – klicke einfach auf das Bild: